Missioni fuori sede

Documentazione

F.A.Q.

Questa tipologia di spesa può essere utilizzata solo quando ricorrono le particolari condizioni previste dall’art. 10 del regolamento delle missioni (attività di protezione civile; rilevazione e controllo di impianti e installazioni scientifiche; tutela e rilevazioni del patrimonio storico, artistico e ambientale; scavi archeologici; attività che comportino imbarchi su unità navali).

Si sceglie il codice tipo spesa PASTG quando la missione ha una durata superiore a 12 ore (per le missioni in Italia è previsto il limite massimo giornaliero di € 80,00). Si sceglie il codice PASTS quando la missione ha una durata tra 4 e 12 ore (per le missioni in Italia è previsto il limite massimo giornaliero di € 40,00).

Questa tipologia di spesa deve essere utilizzata solo per il rimborso delle spese di carburante quando si usano i mezzi dell’amministrazione o veicoli a noleggio. In caso di utilizzo del mezzo proprio il codice spesa deve essere INKM2 “indennità chilometrica”. L’uso del mezzo proprio e dell’auto a noleggio deve essere autorizzato e inserito, in U-Web missioni, nell’apposito campo “mezzi straordinari”.

Attenzione! Con questo codice si indicano le spese elencate all’articolo 7 del regolamento delle missioni. Si tratta di spese per una quota parte soggette a tassazione (diritti di agenzia, visti e tasse, vaccinazioni obbligatorie, assicurazioni sanitarie e relative alla cancellazione dei viaggi).

In U-Web missioni, nel campo “spese prepagate”, si inseriscono quelle spese che non devono essere rimborsate al soggetto che ha svolto la missione, perché già sostenute da altri soggetti (es. agenzia di viaggi) o pagate con carta di credito dell’Ateneo. Devono comunque essere indicate e inseriti i documenti giustificativi delle spese negli allegati.

Per i dottorandi con borsa inserire nella richiesta di autorizzazione alla missione – campo “ALLEGATI” le autorizzazioni firmate dal Tutor e dal Coordinatore del corso di dottorato. Per gli specializzandi inserire nella richiesta di autorizzazione alla missione – campo “ALLEGATI” l’autorizzazione firmata dal Direttore della Scuola. Tali autorizzazioni/nulla-osta devono essere presenti prima di inviare la richiesta di missione all’autorizzatore.

In U-Web missioni è prevista la sospensione di una missione qualora il richiedente, durante il suo svolgimento, abbia necessità di sospendere la missione per uno o più giorni per effettuare spostamenti per motivi personali. Naturalmente in questo periodo le spese sostenute di qualunque tipologia non saranno rimborsabili.

È prevista la possibilità di richiedere il rimborso spese già sostenute qualora la missione non sia stata effettuata per motivi indipendenti dalla volontà del richiedente (es. convegno annullato). In questo caso il richiedente, nella fase del rimborso, indicherà “missione non effettuata” e lo confermerà, inserendo nelle note il motivo della non effettuazione della missione. Poi spunterà il flag “spese sostenute da richiedere al rimborso”. Proseguirà secondo la procedura di richiesta rimborso.

È necessario che per la prima missione sia già stato emesso l’ordinativo di pagamento e inviato in banca. A questo punto il richiedente entra in U-Web missioni e clicca sul pulsante “Richiedi integrazione”, inserisce le spese e inoltra la richiesta di rimborso.

Abbiamo due possibilità di inserimento degli allegati:

  • ALLEGATI A LIVELLO DI RICHIESTA: in questo caso possono essere sempre inseriti, in qualsiasi momento e sono visibili a livello di autorizzazione missione e a livello di missione. L’inserimento di questi allegati, può essere fatto sia all’interno delle “mie missioni” con il tasto a destra, sia all’interno della richiesta con il tasto in alto.
  • ALLEGATI A LIVELLO DI SPESE A CONSUNTIVO: in questo caso possono essere sempre inseriti, ma vengono ereditati nella missione solo se inseriti prima dell’invio a rimborso della richiesta. Se vengono inseriti gli allegati dopo l’invio al rimborso, saranno visibili solo a livello di autorizzazione, non a livello di missione.
    Se vengono inseriti successivamente alla creazione della missione, anche se inseriti a livello di dettaglio delle spese a consuntivo, ha lo stesso effetto dell’inserimento a livello di richiesta visto che rimane visualizzabile solo a livello di richiesta.

Possiamo dire che in entrambi i casi, se vengono inseriti prima del rimborso, sono riportati sia a livello di autorizzazione missione sia a livello di missione.

Nel campo destinazione, con il tasto AGGIUNGI inseriamo la prima tappa della missione, si aprirà un popup dove sarà possibile inserire le date di inizio e di fine con i relativi orari, con il tasto AGGIUNGI inserire la 2° tappa della missione (anche per questa tappa dovrà essere specificato inizio e fine con i relativi orari) esempio:

  • Milano dal 11/01/2022 ore 8:00 al 12/01/2022 ore 16:00
  • Torino dal 12/01/2022 ore 16:01 al 13/01/2022 ore 18:00

E’ consigliabile che il Direttore del Dipartimento autorizzi la richiesta di missione solo dopo avere visualizzato la spunta verde sul “visto amministrativo”. Tale operazione indica che la richiesta di missione è stata verificata, dal punto di vista contabile, dal personale amministrativo che gestisce le missioni.

Sì, si deve sempre scegliere “fondi di progetto” ed indicare il responsabile del progetto anche se le spese presunte sono pari a zero perché il documento gestionale “autorizzazione missione” deve risultare contabilizzato.

Le spese che si ritiene di dover sostenere durante lo svolgimento della missione dovranno essere inserite in modo dettagliato, cioè suddivise per tipologia di spesa, cliccando prima su “spese a preventivo” e poi sul pulsante “aggiungi”. Anche nel caso di spese prepagate (ad esempio sostenute con carta di credito dell’Ateneo) si andranno ad inserire in modo dettagliato, indicando nella casella “spesa sostenuta da…” la dicitura “carta di credito Ente” oppure “prepagata Ente” qualora sia una spesa sostenuta dall’Ente di appartenenza o da altro soggetto.

Se la missione è stata effettuata e non si richiede il rimborso delle spese, in U-Web missioni, si dovrà scegliere “missione effettuata senza rimborso”. Se, invece, la missione non è stata effettuata si dovrà scegliere “missione non effettuata senza rimborso”.

In base alla tipologia selezionata, il sistema individuerà le diverse tipologie di responsabili da coinvolgere nel processo:

  • Delegati del Rettore: questa opzione è utilizzabile per quelle missioni istituzionali dove chi si reca in missione, lo fa in quanto delegato del Rettore. Ad autorizzare la missione sarà il direttore del dipartimento di afferenza ed il Rettore.
  • Fondi di altra struttura di Ateneo: si utilizza questa opzione quando ci si reca in missione utilizzando i fondi di una struttura diversa da quella di afferenza. Ad autorizzare la missione sarà il direttore del dipartimento di afferenza e il Direttore del dipartimento dell’altra struttura.
  • Fondi di progetto: generalmente il più utilizzato in quanto le strutture di Ateneo (dipartimenti, centri e sistemi) hanno i propri fondi raggruppati per progetto. Ad autorizzare la missione sarà il Direttore del dipartimento di afferenza ed il titolare del fondo di progetto
  • Fondi di propria struttura: può essere utilizzato solo per quelle strutture che prevendono fondi svincolati dai progetti, e quindi utilizzabile solo da chi afferisce alle direzioni centrali. Ad autorizzare la missione sarà il dirigente della direzione.

Deve essere sempre selezionato il tipo richiesta “fondi di progetto”. Se il richiedente è anche titolare del progetto deve inserire il codice progetto e vedrà la disponibilità dei suoi fondi. Nella casella “Struttura pagante” dovrà sempre indicare la DAM. Se il richiedente non è titolare del progetto, inserirà il nominativo del soggetto titolare del progetto ma non potrà scegliere il codice del progetto, né vedere la disponibilità. Sarà il titolare del progetto che, al momento dell’autorizzazione, inserirà il codice del progetto e la DAM nella Struttura pagante.

Il rimborso forfettario è previsto solo per le missioni all’estero superiori ad un giorno. Prima di procedere con la richiesta di missione forfettaria, contattare il personale amministrativo della Struttura di afferenza che si occupa delle missioni.

Prima di effettuare la spesa per la quota di iscrizione al convegno/congresso, contattare il personale amministrativo della Struttura di afferenza che si occupa delle missioni.