Trattamenti senza l’ausilio di strumenti elettronici

Custodia:

• gli atti e i documenti contenenti dati personali, devono essere custoditi in modo da non essere accessibili a persone non autorizzate al trattamento (es. armadi o cassetti chiusi a chiave). A questo proposito gli incaricati sono tenuti a segnalare le eventuali necessità di dotazioni e arredi, in modo da poter adempiere a quanto prescritto;
• se si è in attesa di un documento contenente dati personali via fax, non lasciare incustodito l’apparecchio del fax, ma rimuovere immediatamente il documento, la stessa procedura deve essere usata in caso si utilizzi la funzione di stampa per documenti contenenti dati personali, quando la stampante si trovi in locali diversi dalla propria postazione di lavoro. E’ preferibile usare la funzione di stampa attraverso password;
• nel caso di presenza in ufficio di un ospite o altro personale di servizio, sono tenuti a farlo attendere in luoghi in cui non sono presenti informazioni riservate o dati personali; evitare di allontanarsi dalla scrivania in loro presenza, riporre i documenti e attivare il salvaschermo del PC prima di allontanarsi;
• gli atti e i documenti contenenti dati personali non devono rimanere incustoditi su scrivanie o tavoli di lavoro e devono essere riposti nei relativi archivi a fine giornata, o in alternativa i locali devono essere chiusi a chiave in assenza delle persone autorizzate.

Comunicazione:

• adottare misure organizzative per salvaguardare la riservatezza dei dati personali nei flussi di documenti cartacei all’interno degli uffici (es. trasmettere documenti in buste chiuse);
• l’utilizzo dei dati personali deve avvenire in base al principio del “need to know”, cioè essi non devono essere condivisi, comunicati o inviati a persone che non ne necessitano per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative (anche se queste persone sono a loro volta autorizzate del trattamento);
• i dati non devono essere comunicati all’esterno della struttura e comunque a soggetti terzi, se non previa autorizzazione.

Distruzione:

• utilizzare gli appositi apparecchi “distruggi documenti” qualora si renda necessario distruggere i documenti contenenti dati personali; in assenza di tali strumenti, i documenti dovranno essere sminuzzati in modo da non essere più ricomponibili;
• I supporti magnetici od ottici contenenti dati personali devono essere cancellati prima di essere riutilizzati. Se ciò non è possibile, essi devono essere distrutti.